ODWOŁANIE CYKLICZNE

Podczas pracy z MS Excel niekiedy pojawia się błąd z komunikatem o odwołaniach cyklicznych wprowadzonych danych. W celu eliminacji błędu i traktowaniu przez arkusz kalkulacyjny wprowadzonych formuł jako zmienna z wieloma niewiadomymi należy wykonać następujące czynności.

FORMATOWANIE WARUNKOWE

Podczas pracy w MS Excel bardzo często potrzebne jest bezpośrednia reakcja arkusza na określony wynik, np. oznaczenie kolorem czerwonym tła komórki, jeżeli stan zapasu zmniejszy się poniżej progu 10 szt. prefabrykatu, dzięki czemu widoczna będzie konieczność poczynienia jakiś kroków. Celem ustawienia wspomnianego oznakowania komórek spełniających wskazany warunek należy zaznaczyć komórki, które mają mieć uruchomioną wspomnianą funkcję:

KONTROLA WPROWADZANYCH DANYCH

Celem ograniczenia rodzaju danych wprowadzanych do komórek warto zastosować poniższą funkcję. Przykładem zastosowania może być ograniczenie wartości komórki, żeby wymuszały wpisywanie danych w postaci daty, lub wyświetlały listę możliwych odpowiedzi.

GRUPOWANIE DANYCH

MS Excel umożliwia grupowanie kolumn i wierszy w grupy. Dzięki temu można dużo łatwiej zarządzać przejrzystością i wizualizacją danych.

Przykładem może być, jak dane są przedstawiane w wielkościach tygodniowych, jak na zdjęciu poniżej:

FILTROWANIE DANYCH

Innym narzędziem, w pewnym sensie podobnym do „sortowania danych”, jest filtrowanie danych. Tym, co wyróżnia filtrowanie od sortowania, jest to, że podczas filtrowania danych widoczne są tylko wyniki spełniające określone kryterium lub kryteria.

SORTOWANIE DANYCH

Wielokrotnym problemem podczas wykorzystywania danych jest ich zbytnia nieczytelność, jeżeli chcemy wykonać jakąś interpretację. Przykładem takiej sytuacji jest baza z zestawieniem sprzedaży produktów, gdzie dane poukładane są wg dni kalendarzowych. W celu ułożenia ich np. wg nazwy produktu należy wywołać funkcję „Sortuj” z menu „Dane”. W oknie dialogowym, które się pojawi należy ustalić, wg której kolumny Excela dane mają być sortowane, jaki ma być sposób sortowania – rosnący, czy malejący oraz czy pierwszy wiersz jest tytułem kolumny – jeżeli tak, to nie będzie uwzględniany podczas sortowania danych.

PRZENOSZENIE DANYCH Z EDYTORA TEKSTU

Wiele danych pisanych w edytorach tekstu typu MS Word wpisywanych jest w celu skrócenia czasu zapisu w formie dane, znak, dane, znak, dane, np. „dostawca – marka – cena” itd. Podczas przenoszenia tych danych wszystkie zostaną wprowadzone w jednej kolumnie. MS Excel pozwala na wydzielenie poszczególnych danych w oddzielnych kolumnach. W tym celu należy skorzystać z polecenia „tekst jako kolumny” znajdujący się w zakładce „Dane”. Po skopiowaniu i wklejeniu danych z edytora tekstu do arkusza MS Excel należy zaznaczyć wszystkie dane, które chce się rozdzielić, a następnie wybrać wspomniane polecenie, w związku z czym pojawi się następujące okno dialogowe:

WIĄZANIE DANYCH W KOMÓRKACH

Ze względu na częste korzystanie z funkcji powiązania z inną komórką, dla tego tematu zostaje poświęcony podrozdział. W przypadku stosowania z MS Excel doraźnie, bardzo często zapomina się o tej funkcji, która w mojej opinii jest najlepszym narzędziem, jakie istnieje w MS Excel i prawie zawsze korzystam z niej podczas pracy na arkuszu kalkulacyjnym.

UKRYWANIE I ODKRYWANIE KOLUMN I WIERSZY

Wielokrotnie, jak dane w MS Excel zajmują bardzo dużą przestrzeń – ilość wierszy lub kolumn, potrzebnym staje się ukrycie części danych, tym bardziej, jeżeli nie można pewnych danych usunąć. W celu ukrycia kolumny należy postępować następująco:

Krok 1 – należy zaznaczyć kolumnę lub grupę kolumn, które mają być ukryte.

Krok 2 – wywołanie menu podręcznego podczas klikania prawego klawisza myszki, gdy kursor myszy znajduje się w obszarze kolumn przeznaczonych do ukrycia. Pojawi się poniższe menu podręczne

UZUPEŁNIANIE DANYCH PRZEZ PRZECIĄGANIE

MS Excel jako arkusz kalkulacyjny ma bardzo dogodną funkcję uzupełniania danych przez przeciągnięcie myszką.

Po złapaniu komórki (lub w grupie komórek ostatniej dolnej lewej komórki) za dolny pracy bok należy przeciągnąć dane w pożądanym kierunku, w jakim mają się wypełnić komórki. Excel sam będzie wskazywać, które komórki zostaną zaznaczone szarym obramowaniem. Przykład takiego zastosowania zamieszczam poniżej:

KOLORYSTYKA KOMÓREK

Celem ułatwienia przejrzystości i wskazania jakiś komórek, aby „przyciągały wzrok” dobrym sposobem jest zastosowanie kolorów w tle komórek. Dzięki temu poszczególne komórki wyszczególniają się na białym tle MS Excel.

LINIE SIATKI I OBRAMOWANIE

Pomimo, że w MS Excel linie siatki oddzielające poszczególne komórki są widoczne, to podczas drukowania tych danych, nie widać już linii oddzielających poszczególne komórki. W przypadku braku widoku linii siatki i w celu przywrócenia go lub w celu ukrycia w MS Excel wykonujemy następujące kroki: wybieramy menu „Narzędzia”, a następnie „Opcje”. W zakładce „Widok” należy zaznaczyć lub odznaczyć pole wyboru „Linie siatki”.

DOSTOSOWANIE KOMÓRKI DO DANYCH ZAWARTYCH W KOMÓRCE

Celem dostosowania sposobu wyświetlania do zawartości komórki należy wybrać dla zaznaczonej komórki, bądź grupy komórek, menu podręczne (prawym klawiszem myszy), a następnie opcję „Formatuj komórki”. Pojawi się następujące okno:

FORMATOWANIE I SCALENIE KOMÓREK

Po wciśnięciu klawisza scalenia komórek Excel środkuje zawartość komórek na środku i w jednej linii. Problem powstaje, gdy ze względu na ilość tekstu, bądź danych, nie wszystko jest widoczne w scalonych komórkach. Dobrym rozwiązaniem jest wtedy sformatowanie komórki. Sposób postępowania jest następujący: prawym klawiszem wciskamy na scaloną komórkę i wywołujemy menu podręczne. Następnie należy wybrać „Formatuj komórki”. Kolejny krok to wybór górnej zakładki „Wyrównanie”. Otrzyma się poniższy widok:

EDYCJA FORMATU WYŚWIETLANIA TREŚCI KOMÓREK

      Na podstawie paska narzędzi „Formatowanie” można wyrównać treść komórki do prawej lub lewej strony albo do środka komórki. Używamy poniższych klawiszy. Jeżeli jest niewidoczny do należy włączyć poprzez następujące kroki: wybór menu „Widok”, następnie należy wybrać „Paski narzędzi”, a następnie lewym klawiszem myszy zaznaczyć pole wyboru „Formatowanie”.

DZIELENIE OKNA

W przypadku, gdy potrzeby jest wgląd na różne części analizowanego arkusza dobrym sposobem ułatwienia pracy jest zastosowanie podziału okna. W tym celu należy ustawić aktywną komórkę, na jakiej wysokości chce się dokonać podziału, na następnie wybrać menu „Okno” i opcję „Podziel”. W rezultacie otrzyma się podział np. taki jak zaprezentowany poniżej:

BLOKOWANIE OKNA

W przypadku, gdy w pierwszych wierszach lub kolumnach zamieszczone są dane dotyczące całych wierszy lub kolumn, duży ułatwieniem jest zastosowanie blokady okna. Przykładem takiego zastosowania jest, gdy np. w pierwszej kolumnie mamy podane nazwy materiałów, a w pierwszym wierszu tygodnie roku i tworzony jest harmonogram prac. Dla 52 tygodni (kolumn) nie problem jest popełnić błąd i wpisać dane w złym wierszu. Podział okna umożliwia ciągły podgląd wskazanych wierszy i kolumn. Dla przykładu proponuję widok poniższego arkusza:

AUTOSUMOWANIE

Ze względu na zastosowanie i właściwości kalkulacyjne MS Excel jest to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi. Narzędzie jak sama nazwa mówi służy do sumowania danych liczbowych podanych w sumowanym zakresie. Wywołanie następuje wciśnięciem poniższego klawisza: