Celem dostosowania sposobu wyświetlania do zawartości komórki należy
wybrać dla zaznaczonej komórki, bądź grupy komórek, menu podręczne (prawym
klawiszem myszy), a następnie opcję „Formatuj komórki”. Pojawi się następujące
okno:
Jeżeli dane zawierają liczby, należy wybrać kategorię „Liczbowe”. Tu
można ustalić takie dane jak: ilość miejsc po przecinku oraz „separator
tysiąca” – bardzo przydatne narzędzie podczas pracy przy liczbach gdzie operuje
się wartościami kilku tysięcy lub milionów, gdzie można otrzymać dużo lepszą
przejrzystość danych. MS Excel umożliwia także szybkie zastosowanie
formatowania komórek celem ustalenia ilości miejsc po przecinku wyświetlanych w
komórkach poprzez naciśnięcie jednego z poniższych przycisków znajdujących się
na pasku narzędzi „Formatowanie”:
- „Zwiększ dziesiętne” o jedno miejsce po
przecinku
-
„Zmniejsz dziesiętne” o jedno miejsce po przecinku
Obok wymienionych powyżej klawiszy znajduje się klawisz „Zapis
dziesiętny”. Jest to przydatne narzędzie, gdyż oprócz wyświetlania danych z
dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz zastosowania „separatora
tysiąca” wyświetlone dane wyrównane są do prawej strony wraz z odstępem od
prawej strony, przez co dane nie zlewają się z liniami siatki MS Excel, a przy
układaniu danych jeden pod drugim, szata graficzna jest moim zdaniem bardziej
przyjemna dla oka. Przywołanie powyższej funkcji następuje poprzez wciśnięcie
poniższego klawisza:
-
zapis dziesiętny umożliwia automatyczne formatowanie liczb do określonego
formatu.
W przypadku danych, gdzie przydatnym jest stosowanie znaku waluty należy
wybrać kategorię „Walutowe”. Tu też istnieje możliwość ustalenia dokładności
wyświetlanych danych z jaką dokładnością miejsc po przecinku mają być
wyświetlane oraz można zastosować „separator tysiąca” przywołany powyżej.
Pożądaną walutę należy wybrać z listy dostępnych.
Podobny efekt daje zastosowanie kategorii „Księgowe” z tym, że w tym
wypadku można tylko ustalić ilość miejsc po przecinku oraz wyświetlaną walutę.
„Separator tysiąca” włączony jest automatycznie. Innym udogodnieniem
zastosowania tej właśnie kategorii jest sposób wyświetlania danych. Dane
wyświetlane są z wyrównaniem do prawej strony wraz z odstępem. MS Excel
umożliwia także szybkie zastosowanie tego formatowania komórek poprzez
naciśnięcie poniższego przycisku „Waluta” znajdującego się na pasku narzędzi
„Formatowanie”:
- klawisz „Waluta” umożliwia szybkie
zastosowanie formatowania komórek kategorii „Księgowe”
Podczas wykonywania różnego rodzaju prac wymaganym jest praca na
procentach. Stosowanie liczb dziesiętnych jest mało przejrzystym, szczególnie,
jeżeli potrzeba zastosować dane będące częścią dziesiętną, czy setną procenta,
czyli cyfry znajdujące się jako 3, 4 czy 5 cyfra po przecinku podczas
wyświetlania danych w formacie liczbowym. Dobrym jest zastosowanie wtedy
kategorii „Procentowe”, gdzie ustala się ilość miejsc wyświetlanych po
przecinku. Ilość miejsc po przecinku można także ustalić klawiszami
wymienionymi powyżej podczas omawiania kategorii „Liczbowe”.
MS Excel umożliwia także szybkie zastosowanie tego formatowania komórek
poprzez naciśnięcie poniższego przycisku „Zapis procentowy” znajdującego się na
pasku narzędzi „Formatowanie”:
-
klawisz „Zapis procentowy” umożliwia szybkie zastosowanie formatowania komórek
kategorii „Procentowe”
Podczas zastosowań MS Excel w przedsiębiorstwie wielokrotnie stosuję się
także określenia czasu, czyli datę i godzinę. Sposób wyświetlania danych
czasowych i różne formy jego prezentacji można zobaczyć w kategoriach „Data” i
„Czas”. W zależności jak bardzo szczegółowe dane ma przedstawiać MS Excel,
takie wybieramy z dostępnych opcji z listy.
Ostatnią kategorią, która rzadko jest używana, ale niekiedy jedyną
możliwą do zastosowania, jest kategoria „Niestandardowe”. Służy ona w jednym
celu – jak nie ma danego stylu wyświetlania w poszczególnych kategoriach, to
dzięki zastosowaniu tej kategorii można samemu ustalić sposób wyświetlania
danych. Przykładem takiego zastosowania formatowania może być sytuacja, gdzie w
komórkach ma być wpisywana jakaś treść, np. „materiał”, a w dalszej części jego
numer. Po wpisaniu cyfry np. 21, komórka wypełni się treścią
„materiał 21”. Sytuacja wygląda podobnie podczas wpisywania danych, po
których powinna pojawić się jednostka miary – szt., Mg, m3 itd. Tym bardziej,
że zastosowanie ręcznego wprowadzania jednostek miary powoduje, iż MS Excel
traktuje takie dane nie, jako wartości liczbowe, do których można robić odniesienie
w innych komórkach, tylko, jako tekst, przez co danej komórki nie można np.
pomnożyć przez jakąś inną komórkę zawierającą cenę celem obliczenia wartości -
wyniku mnożenia. Przy zastosowaniu zapisu z ręcznym wprowadzeniem jednostki
miary MS Excel wykaże błąd obliczeń.
W celu wstawienia tekstu przed cyframi, należy wybrać kategorię
„Niestandardowe”, gdzie uzyska się następujące okno:
Następnie w oknie „Typ” należy wpisać pożądaną treść, np. materiał.
Kolejny krok to oddzielenie tej treści od cyfry, przed jaka będzie wyświetlana.
W tym celu należy wpisać następującą treść: „ „ (cudzysłów, spacja, cudzysłów).
Na koniec należy wpisać 0 (zero). W górnej części okna pojawi się przykład
wyświetlania.
W celu wyświetlenia jednostki miary sposób postępowania jest podobny do
powyższego. Należy wywołać kategorię „Niestandardowe”. Następnie w oknie „Typ”
wpisujemy cyfrę 0. Kolejny krok to odstęp – zgodnie ze wzorem powyżej „ „. Na
koniec należy wpisać oznaczenie jednostki miary.
W tym miejscu należałoby przybliżyć kilka oznaczeń w kategorii
„Niestandardowe”:
0 – wyświetli liczbę całkowitą o dowolnej wielkości
0,000 – wyświetli liczbę z dokładnością do 3 miejsc
po przecinku
000 – wyświetli cyfrę, która jeżeli będzie mniejsza
od 100 wyświetli przed nią 0 lub 00, np. dla takiego typu, po wpisaniu w
komórkę cyfry 3, wyświetlone zostanie 003.
# ##0 (#, spacja,#,#,0) – wyświetli cyfrę z
separatorem tysiąca (miliona także, jakby ktoś chciał się przekonać)
Dla zainteresowanych proponuję poeksperymentować z typami danych w kategorii
„Niestandardowe”.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz