PRZYCISK POLECENIA i OKNO KOMUNIKATU

W celu szybkiego uruchomienia napisanych w VBA programów dobrze jest zastosować przycisk polecenia. W dalszej części zostanie pokazane w jaki sposób wyświetlić w MS Excel okno z komunikatem.

KALENDARZ

Niekiedy pomocnym jest zmiana dat w arkuszach z zastosowaniem kalendarza. MS Excel posiada taką możliwość wyświetlając okno kalendarza, w którym można wskazać datę jaka ma być wyświetlana.

PASEK PRZEWIJANIA

Celem łatwiejszej zmiany wartości w komórkach można przygotować tzw. pasek przewijania, dzięki któremu za pomocą myszki będzie można szybko zmieniać wartości w komórkach wg podanych kryteriów.

POLE TEKSTOWE

Dobrym ułatwieniem pracy na wartościach tekstowych w MS Excel ulokowanych w różnych miejscach arkusza jest dla każdej komórki, która jest wypełniana tekstem, utworzyć pole tekstowe.

PRZYCISK PRZEŁĄCZNIKA

Celem szybkiej zmiany wartości logicznej dobrze jest stosować „przycisk przełącznika”. W przypadku „włączenia” przycisku wskazana komórka przyjmuje wartość logiczną PRAWDA, a w przypadku „wyłączenia” przycisku wskazana komórka przyjmuje wartość logiczną FAŁSZ.

POLE WYBORU

Celem wyboru wartości z różnych wariantów dobrze jest stosować „Pole wyboru”. Po zaznaczenia „pola” wskazana komórka przyjmuje wartość logiczną PRAWDA.

POLE KOMBI

Celem ułatwiania wpisywania podawanych wartości komórki do listy wartości, a tym samym łatwiejszej zmiany wartości w komórkach można przygotować także tzw. pole kombi, dzięki któremu za pomocą myszki będzie można zmieniać wartości w komórkach na wartości znajdujące się w określonej liście komórek, gdzie każda ma podaną jakąś wartość lub treść. Pole kombi dopuszcza podanie innych wartości niż te wymienione w rozwijanej liście.

PRZYCISK OPCJI

Celem wyboru wartości z różnych wariantów dobrze jest stosować „przycisk opcji”. Po zaznaczenia „pola” wskazana komórka przyjmuje wartość logiczną PRAWDA.

ORAZ

Funkcja sprawdza czy wszystkie z wpisanych w polach funkcji formuł są spełnione, jeżeli tak to podaje lub podaje jako wynik wartość logiczną „PRAWDA”, a jeżeli któraś funkcja nie jest spełniona to podaje jako wynik wartość logiczną „FAŁSZ”.

NIE

Funkcja zmienia wartość logiczną „PRAWDA” na wartość logiczną „FAŁSZ” i odwrotnie.

LUB

Funkcja sprawdza czy któraś z wpisanych w polach funkcji formuła jest spełniona, jeżeli tak to podaje lub podaje jako wynik wartość logiczną „PRAWDA”, a jeżeli wszystkie funkcje nie są spełnione to podaje jako wynik wartość logiczną „FAŁSZ”.

JEŻELI

Funkcja sprawdza czy wpisana formuła jest spełniona, jeżeli tak to podaje lub wykonuje pierwszą funkcję / działanie, w przeciwnym wypadku wykonuje drugą funkcję / działanie.

SLN

Funkcja SLN oblicza amortyzację środka trwałego przy obliczaniu amortyzacji metodą liniową. Metoda ta charakteryzuje się stałą wielkością odpisu przez cały okres.

DB

Funkcja DB oblicza amortyzacji środka trwałego przy obliczaniu amortyzacji metodą dygresywną podając wartość odpisu w danym okresie (miesiącu). Metoda ta charakteryzuje się zmienną (malejącą) wielkością odpisu – na początku odpis jest największy.

POLE LISTY

Celem ograniczenie podawanych wartości do listy wartości, a tym samym łatwiejszej zmiany wartości w komórkach można przygotować tzw. pole listy, dzięki któremu za pomocą myszki będzie można zmieniać wartości w komórkach na wartości znajdujące się w określonej liście komórek, gdzie każda ma podaną jakąś wartość lub treść.

IRR

Wewnętrzna stopa zwrotu IRR danego projektu to stopa procentowa, przy której wartość NPV projektu jest równa 0. Służy do oceny inwestycji.

ISPMT

Funkcja ISPMT oblicza wielkość odsetek w danym miesiącu od pożyczki płaconej w ratach przy założeniu, że raty są jednakowe i mają taką samą stopę procentową przez cały okres. W przeciwieństwie do funkcji IPMT funkcja nie uwzględnia momentu płatności raty (czy na początku, czy na końcu okresu)

MIRR

Funkcja podaje wartość Wewnętrznej Stopy Zwrotu z inwestycji przy uwzględnieniu podanych dochodów i kosztów inwestycji oraz stopy procentowej w przypadku reinwestycji gotówki (np. zamrożenie na lokacie)

ODWOŁANIE CYKLICZNE

Podczas pracy z MS Excel niekiedy pojawia się błąd z komunikatem o odwołaniach cyklicznych wprowadzonych danych. W celu eliminacji błędu i traktowaniu przez arkusz kalkulacyjny wprowadzonych formuł jako zmienna z wieloma niewiadomymi należy wykonać następujące czynności.

IPMT

Funkcja IPMT oblicza wielkość odsetek od pożyczki płaconej w ratach przy założeniu, że raty są jednakowe i mają taką samą stopę procentową przez cały okres.

POKRĘTŁO

Celem łatwiejszej zmiany wartości w komórkach można przygotować tzw. pokrętło, dzięki któremu za pomocą myszki będzie można zmieniać wartości w komórkach wg podanych kryteriów.

PPMT

Funkcja PPMT oblicza wielkość spłat kapitału od pożyczki płaconej w ratach przy założeniu, że raty są jednakowe i mają taką samą stopę procentową przez cały okres.

PMT

Funkcja PMT oblicza wielkość płaconej raty przy założeniu, że raty są jednakowe i mają taką samą stopę procentową przez cały okres.

FV

Funkcja podaje przyszłą wartość serii przyszłych przychodów otrzymywanych lub wydatkowanych kosztów wypłacanych w jednakowych ratach w regularnych okresach czasu (np. miesięcznych).

PV

Funkcja podaje dzisiejszą wartość serii przyszłych przychodów otrzymywanych lub wydatkowanych kosztów wypłacanych w jednakowych ratach w regularnych okresach czasu (np. miesięcznych).

WARIANT "ZAAWANSOWANE" W AUTOFILTR

Podczas pracy z filtrami niekiedy trzeba skorzystać z bardziej rozbudowanej opcji filtrowania danych. Dobrze jest wtedy skorzystać z opcji „Niestandardowe”.

NPV

Zdyskontowana wartość netto (NPV) przepływów pieniężnych (dochodów i kosztów) ponoszonych w różnych okresach czasu to po prostu wartość tych przepływów liczonych w dzisiejszej wartości pieniądza.

SZUKANIE WYNIKU

Podczas licznych obliczeń w pracy, potrzebnym jest także poznanie wartości składowej obliczeń, gdy znany jest wynik. Poniżej zaprezentowane jest narzędzie, które w oparciu o ustaloną formułę obliczeń wylicza wartość składowej przy założonym wyniku.

PODSTAWOWE MAKRO

Podczas pracy z MS Excel wielokrotnie wykonuje się te same czynności na tych samych komórkach. W takich momentach dobrze jest skorzystać z Makra, czyli programu napisanego do wykonania konkretnych zadań.

WYPEŁNIANIE PUSTYCH PÓL

Podczas pracy z dużą ilością danych niekiedy pozostawia się puste pola. Celem łatwiejszej wizualizacji i obróbki koniecznym może być wypełnienie pustych pól jakąś wartością, np. liczbą 0.

WYSZUKAJ.POZIOMO

Funkcja wyszukuje w pierwszej od góry wierszu tabeli wartość i dla tego samego kolumny podaje wartość oddaloną o określoną ilość wierszy w dół.

WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja wyszukuje w pierwszej od lewej kolumnie tabeli wartość i dla tego samego wiersza podaje wartość oddaloną o określoną ilość kolumn.

WYBIERZ

Funkcja wybiera z listy wskazaną wartość lub czynność do wykonania. Funkcja ma bardzo dobre zastosowanie dla rozproszonych komórek (zlokalizowanych w różnych miejscach arkusza).

WIERSZ

Funkcja podaje numer wiersza, która odpowiada danemu odwołaniu. Funkcja ma większe zastosowanie przy połączeniu jej z innymi funkcjami MS Excel.

PRZESUNIĘCIE

Funkcja podaje pozycję treść (wartość) komórki oddalonej od wskazanej komórki o określoną liczbę wierszy i kolumn.

PODAJ.POZYCJĘ

Funkcja podaje pozycję komórki w przeszukiwanej tabeli - w którym wierszu tabeli znajduje się komórka. Funkcja jednak nie rozpoznaje wielkości liter.

OBSZARY

Funkcja podaje liczbę obszarów (grup lub pojedynczych komórek).

NR.KOLUMNY

Funkcja podaje numer kolumny, która odpowiada danemu odwołaniu. Funkcja ma większe zastosowanie przy połączeniu jej z innymi funkcjami MS Excel.

LICZBA.KOLUMN

Funkcja podaje wartość liczbową z ilością kolumn w zaznaczonym obszarze lub tablicy.

INDEKS

Funkcja tworzy odwołanie do komórki znajdującej się na przecięciu określonych linii wiersza i kolumny. Funkcja ma zastosowanie przy pobieraniu danych z rozbudowanej tabeli z danymi, z której potrzebujemy pobrać dane z komórki zlokalizowanej na przecięciu wiersza.

ILE.WIERSZY

Funkcja podaje wartość liczbową z ilością wierszy w zaznaczonym obszarze lub tablicy.

ADRES

Funkcja tworzy odwołanie do lokalizacji komórki na podstawie nr wiersza i kolumny.

ADR.POŚR

Funkcja wyświetla zawartość komórki na podstawie lokalizacji wpisanej w innej komórce w formie tekstu. Funkcja sprawdza się jako uzupełnienie innych funkcji w MS Excel.

WEEKNUM (nr tygodnia)

Funkcja podaje numer tygodnia dla wskazanej daty wg kalendarza.

MALARZ FORMATÓW

Wielokrotnie podczas pracy z MS Excel chce się utrzymać tą samą kolorystykę i formatowanie komórek. W tym celu dobrze jest skorzystać z narzędzia „Malarz formatów”

LINIA TRENDU

W celu analizy wykresu warto jest stosować linię trendu (zmian), czyli, w jakim kierunku zmieniają się dane.

EDYTOWANIE WYGLĄDU WYKRESU

Klikając prawym przyciskiem myszki na obszar linii osi X (w przykładzie oś z datami) pojawi się możliwość edytowania wyglądu, poprzez wybranie opcji „Formatuj osie …”

TWORZENIE WYKRESU

Dobrym rozwiązaniem pracy z MS Excel jest zastosowanie wykresów. Większość osób ma pamięć wzrokową i najlepiej do nich przemawiają np. wykresy.

WYDRUK WIERSZY I KOLUMN TYTUŁOWYCH

Podczas pracy z MS Excel często konieczne jest także drukowanie swoich obliczeń. Przy stosowaniu tytułów wierszy i kolumn wspomniane tytułu będą się drukować tylko na 1 stronach.

NAZWA ZAKRESÓW W JĘZYKU NATURALNYM NA PODSTAWIE TYTUŁU

Podczas pracy z MS Excel pomocnym jest stosowanie tytułów dla zakresów, co ułatwia pracę na liczbach. W załączonym przykładzie zaprezentowano, jak można skorzystać w przydatnej funkcji MS Excel, czyli zsumowanie liczb z kolumny o tytule „Dzienna Produkcja”.

NETWORKDAYS

Funkcja podaje liczbę dni roboczych (od poniedziałku do piątku) pomiędzy wskazanymi datami.

WORKDAY

Funkcja podaje datę kolejnego dnia roboczego (od poniedziałku do piątku) odległego od wskazane dnia o podaną liczbę dni roboczych, tzn. datę kolejnego dnia po upływie określonej liczby dni roboczych.

TERAZ

Funkcja podaje bieżącą datę i godzinę na podstawie zegara systemowego. Jest to funkcją „zmienna” i „nietrwała” – jeżeli dane w zegarze systemowym się zmienią, ona ulegnie aktualizacji. Funkcja przydatna podczas porównywania bieżącej daty i czasu do innych dat i czasu wstawionych w arkuszu (np. ile czasu minęło od tamtych dni do dnia dzisiejszego).

OBLICZ DOKŁADNIE JAK WYŚWIETLONO

Podczas pracy w MS Excel momentami koniecznym jest zastosowanie dokładnych obliczeń. Zaprezentowano to na poniższym przykładzie. Czerwoną kropką zaznaczono przedostatnią cyfrę.

DZIŚ

Funkcja podaje bieżącą datę na podstawie zegara systemowego. Jest to funkcją „zmienna” i „nietrwała” – jeżeli dane w zegarze systemowym się zmienią, ona ulegnie aktualizacji. Funkcja przydatna podczas porównywania bieżącej daty do innych dat wstawionych w arkuszu (np. ile czasu minęło od tamtych dni do dnia dzisiejszego).

SEKUNDA

Funkcja podaje sekundę na podstawie wskazanego czasu.

MINUTA

Funkcja podaje minutę na podstawie wskazanego czasu.

GODZINA

Funkcja podaje godzinę na podstawie wskazanego czasu.

DZIEŃ TYGODNIA

Funkcja podaje numer dnia tygodnia na podstawie wskazanej daty.

DZIEŃ

Funkcja podaje numer dnia na podstawie wskazanej daty.

MIESIĄC

Funkcja podaje numer miesiąca na podstawie wskazanej daty.

ROK

Funkcja podaje rok na podstawie wskazanej daty.

DATA WARTOŚĆ

Funkcja konwertuje datę wpisaną w formacie tekstowym na rozpoznawane przez MS Excel formatowanie daty.

DATA

Funkcja konwertuje wskazane w poszczególnych polach wartości liczbowe na rozpoznawane przez MS Excel formatowanie daty.

CZAS WARTOŚĆ

Funkcja konwertuje czas wpisany w formacie tekstowym na rozpoznawane przez MS Excel formatowanie czasu.

CZAS

Funkcja konwertuje wskazane w poszczególnych polach wartości liczbowe na rozpoznawane przez MS Excel formatowanie czasu.

WARTOŚĆ

Funkcja zmienia łańcuch tekstowy na wartość numeryczną. Funkcją ma bardzo dobre zastosowanie jako uzupełnienie innych funkcji tekstowych.

ZASTĄP

Funkcja zaczynając od określonej pozycji w tekście, zmienia wskazaną ilość znaków w łańcuchu tekstu.

SZUKAJ TEKST

Funkcja określa pozycję, od której zaczyna się „szukany tekst” w analizowanym tekście. Funkcja ta nie uwzględnia wielkości liter, jak będzie widać w analizowanym przykładzie.

ZNAJDŹ

Funkcja określa pozycję, od której zaczyna się „szukany tekst” w analizowanym tekście. Funkcja ta uwzględnia wielkość liter, jak będzie widać w analizowanym przykładzie.

DŁUGOŚĆ

Funkcja ta podaje z ilu znaków składa się łańcuch tekstowy (wliczając znaki „spacji”).

USUŃ ZBĘDNE ODSTĘPY

Funkcja ta usuwa odstępy, tzw. „spacje” pomiędzy słowami, gdzie jest ich więcej niż jeden.

ZŁĄCZ TEKSTY

Funkcja łączy ze sobą wskazane teksty w jeden łączny tekst.

FRAGMENT TEKSTU

Funkcja wyświetla ilość znaków w ilości wskazanej w oknie dla łańcucha tekstowego rozpoczynając od wskazanego nr znaku.

PRAWY

Funkcja wyświetla pierwszą od prawej ilość znaków w ilości wskazanej w oknie dla łańcucha tekstowego (ostatnie znaki).

LEWY

Funkcja wyświetla pierwszą od lewej ilość znaków w ilości wskazanej w oknie dla łańcucha tekstowego.

ODWOŁANIE DO WYNIKÓW

W przypadku konieczności odwołania się do wyników dobrze jest skorzystać z funkcji „WEŻDANETABELI”. MS Excel posiada łatwy w użyciu interfejs odwołań do tabeli przestawnej.

Celem odwołania się do konkretnego wyniku należy w polu, które ma stanowić odwołanie, w pasku formuły wstawić znak równości „=” na następnie lewym klawiszem myszki zaznaczyć komórkę tabeli przestawnej i wykonać ewentualnie dalsze czynności obliczeniowe. Poniżej zaprezentowano przykład:

TABELA PRZESTAWNA UTWORZONA Z WIELU ARKUSZY

Wielokrotnie podczas pracy wykorzystuje się dane zgromadzone w różnych plikach lub arkuszach. Także z tych danych można utworzyć tabelę przestawną sumującą wszystkie dane, które później można poddać dalszej obróbce.

DODAWANIE POLA OBLICZENIOWEGO

Do gotowej już tabeli przestawnej można dodać kolejne pole obliczeniowe, które może dawać kolejne potrzebne informacje.

Celem dodania pola obliczeniowego należy ustawić kursor w tytule kolumny tabeli przestawnej, a następnie w menu „Wstaw” wybrać polecenie „Pole obliczeniowe” jak na zdjęciu:

GRUPOWANIE DANYCH TABELI PRZESTAWNEJ

W przypadku konieczności połączenia wyników w grupy, celem lepszej prezentacji danych, warto jest skorzystać z funkcji „Grupowania”.

Wayne L. Winston: Microsoft Excel. Analiza i modelowanie danych

Dla osób zainteresowanych zastosowaniem w analizie finansowej, controlingu i księgowości polecam książkę Wayne L. Winston: Microsoft Excel. Analiza i modelowanie danych.

WYKRES PRZESTAWNY JAKO WIZUALIZACJA WYNIKÓW

Gotową tabelę przestawną można zmienić w łatwy sposób w wykres. Odświeżenie danych w tabeli spowoduje także odświeżenie danych w wykresie.

Dodanie wykresu do tabeli i powiązanie go z tabelą przestawną można zrobić na 2 sposoby:

RAPORT Z TABELI PRZESTAWNEJ

Wykonaną już tabelę przestawną można zmienić w gotowy raport. Sposoby są dwa:

TABELA PRZESTAWNA - EDYCJA WIDOKU

Wykonaną już tabelę można edytować. W tym celu należy na tabelę kliknąć prawym klawiszem myszki. Pojawi się następujące menu:

Ricardo Birmele: Excel nie tylko dla orłów

Dla początkujących użytkowników MS Excel polecam książkę Ricardo Birmele "Excel nie tylko dla orłów".

TABELA PRZESTAWNA - PODSTAWY

Podczas obrabiania i analizowania dużej ilości danych koniecznym jest wykonywanie różnego rodzaju zestawień i raportów. MS Excel posiada bardzo dobre narzędzie do wykonywania takiego rodzaju tabel – jest nim „Raport tabeli przestawnej i wykresy przestawnego”. Uruchomienie następuje z menu „Dane” , polecenie Raport tabeli przestawnej i wykresy przestawnego”

FORMATOWANIE WARUNKOWE

Podczas pracy w MS Excel bardzo często potrzebne jest bezpośrednia reakcja arkusza na określony wynik, np. oznaczenie kolorem czerwonym tła komórki, jeżeli stan zapasu zmniejszy się poniżej progu 10 szt. prefabrykatu, dzięki czemu widoczna będzie konieczność poczynienia jakiś kroków. Celem ustawienia wspomnianego oznakowania komórek spełniających wskazany warunek należy zaznaczyć komórki, które mają mieć uruchomioną wspomnianą funkcję:

KONTROLA WPROWADZANYCH DANYCH

Celem ograniczenia rodzaju danych wprowadzanych do komórek warto zastosować poniższą funkcję. Przykładem zastosowania może być ograniczenie wartości komórki, żeby wymuszały wpisywanie danych w postaci daty, lub wyświetlały listę możliwych odpowiedzi.

GRUPOWANIE DANYCH

MS Excel umożliwia grupowanie kolumn i wierszy w grupy. Dzięki temu można dużo łatwiej zarządzać przejrzystością i wizualizacją danych.

Przykładem może być, jak dane są przedstawiane w wielkościach tygodniowych, jak na zdjęciu poniżej:

FILTROWANIE DANYCH

Innym narzędziem, w pewnym sensie podobnym do „sortowania danych”, jest filtrowanie danych. Tym, co wyróżnia filtrowanie od sortowania, jest to, że podczas filtrowania danych widoczne są tylko wyniki spełniające określone kryterium lub kryteria.

SORTOWANIE DANYCH

Wielokrotnym problemem podczas wykorzystywania danych jest ich zbytnia nieczytelność, jeżeli chcemy wykonać jakąś interpretację. Przykładem takiej sytuacji jest baza z zestawieniem sprzedaży produktów, gdzie dane poukładane są wg dni kalendarzowych. W celu ułożenia ich np. wg nazwy produktu należy wywołać funkcję „Sortuj” z menu „Dane”. W oknie dialogowym, które się pojawi należy ustalić, wg której kolumny Excela dane mają być sortowane, jaki ma być sposób sortowania – rosnący, czy malejący oraz czy pierwszy wiersz jest tytułem kolumny – jeżeli tak, to nie będzie uwzględniany podczas sortowania danych.

PRZENOSZENIE DANYCH Z EDYTORA TEKSTU

Wiele danych pisanych w edytorach tekstu typu MS Word wpisywanych jest w celu skrócenia czasu zapisu w formie dane, znak, dane, znak, dane, np. „dostawca – marka – cena” itd. Podczas przenoszenia tych danych wszystkie zostaną wprowadzone w jednej kolumnie. MS Excel pozwala na wydzielenie poszczególnych danych w oddzielnych kolumnach. W tym celu należy skorzystać z polecenia „tekst jako kolumny” znajdujący się w zakładce „Dane”. Po skopiowaniu i wklejeniu danych z edytora tekstu do arkusza MS Excel należy zaznaczyć wszystkie dane, które chce się rozdzielić, a następnie wybrać wspomniane polecenie, w związku z czym pojawi się następujące okno dialogowe:

WIĄZANIE DANYCH W KOMÓRKACH

Ze względu na częste korzystanie z funkcji powiązania z inną komórką, dla tego tematu zostaje poświęcony podrozdział. W przypadku stosowania z MS Excel doraźnie, bardzo często zapomina się o tej funkcji, która w mojej opinii jest najlepszym narzędziem, jakie istnieje w MS Excel i prawie zawsze korzystam z niej podczas pracy na arkuszu kalkulacyjnym.

UKRYWANIE I ODKRYWANIE KOLUMN I WIERSZY

Wielokrotnie, jak dane w MS Excel zajmują bardzo dużą przestrzeń – ilość wierszy lub kolumn, potrzebnym staje się ukrycie części danych, tym bardziej, jeżeli nie można pewnych danych usunąć. W celu ukrycia kolumny należy postępować następująco:

Krok 1 – należy zaznaczyć kolumnę lub grupę kolumn, które mają być ukryte.

Krok 2 – wywołanie menu podręcznego podczas klikania prawego klawisza myszki, gdy kursor myszy znajduje się w obszarze kolumn przeznaczonych do ukrycia. Pojawi się poniższe menu podręczne

UZUPEŁNIANIE DANYCH PRZEZ PRZECIĄGANIE

MS Excel jako arkusz kalkulacyjny ma bardzo dogodną funkcję uzupełniania danych przez przeciągnięcie myszką.

Po złapaniu komórki (lub w grupie komórek ostatniej dolnej lewej komórki) za dolny pracy bok należy przeciągnąć dane w pożądanym kierunku, w jakim mają się wypełnić komórki. Excel sam będzie wskazywać, które komórki zostaną zaznaczone szarym obramowaniem. Przykład takiego zastosowania zamieszczam poniżej:

KOLORYSTYKA KOMÓREK

Celem ułatwienia przejrzystości i wskazania jakiś komórek, aby „przyciągały wzrok” dobrym sposobem jest zastosowanie kolorów w tle komórek. Dzięki temu poszczególne komórki wyszczególniają się na białym tle MS Excel.

LINIE SIATKI I OBRAMOWANIE

Pomimo, że w MS Excel linie siatki oddzielające poszczególne komórki są widoczne, to podczas drukowania tych danych, nie widać już linii oddzielających poszczególne komórki. W przypadku braku widoku linii siatki i w celu przywrócenia go lub w celu ukrycia w MS Excel wykonujemy następujące kroki: wybieramy menu „Narzędzia”, a następnie „Opcje”. W zakładce „Widok” należy zaznaczyć lub odznaczyć pole wyboru „Linie siatki”.

DOSTOSOWANIE KOMÓRKI DO DANYCH ZAWARTYCH W KOMÓRCE

Celem dostosowania sposobu wyświetlania do zawartości komórki należy wybrać dla zaznaczonej komórki, bądź grupy komórek, menu podręczne (prawym klawiszem myszy), a następnie opcję „Formatuj komórki”. Pojawi się następujące okno:

FORMATOWANIE I SCALENIE KOMÓREK

Po wciśnięciu klawisza scalenia komórek Excel środkuje zawartość komórek na środku i w jednej linii. Problem powstaje, gdy ze względu na ilość tekstu, bądź danych, nie wszystko jest widoczne w scalonych komórkach. Dobrym rozwiązaniem jest wtedy sformatowanie komórki. Sposób postępowania jest następujący: prawym klawiszem wciskamy na scaloną komórkę i wywołujemy menu podręczne. Następnie należy wybrać „Formatuj komórki”. Kolejny krok to wybór górnej zakładki „Wyrównanie”. Otrzyma się poniższy widok:

EDYCJA FORMATU WYŚWIETLANIA TREŚCI KOMÓREK

      Na podstawie paska narzędzi „Formatowanie” można wyrównać treść komórki do prawej lub lewej strony albo do środka komórki. Używamy poniższych klawiszy. Jeżeli jest niewidoczny do należy włączyć poprzez następujące kroki: wybór menu „Widok”, następnie należy wybrać „Paski narzędzi”, a następnie lewym klawiszem myszy zaznaczyć pole wyboru „Formatowanie”.

DZIELENIE OKNA

W przypadku, gdy potrzeby jest wgląd na różne części analizowanego arkusza dobrym sposobem ułatwienia pracy jest zastosowanie podziału okna. W tym celu należy ustawić aktywną komórkę, na jakiej wysokości chce się dokonać podziału, na następnie wybrać menu „Okno” i opcję „Podziel”. W rezultacie otrzyma się podział np. taki jak zaprezentowany poniżej:

BLOKOWANIE OKNA

W przypadku, gdy w pierwszych wierszach lub kolumnach zamieszczone są dane dotyczące całych wierszy lub kolumn, duży ułatwieniem jest zastosowanie blokady okna. Przykładem takiego zastosowania jest, gdy np. w pierwszej kolumnie mamy podane nazwy materiałów, a w pierwszym wierszu tygodnie roku i tworzony jest harmonogram prac. Dla 52 tygodni (kolumn) nie problem jest popełnić błąd i wpisać dane w złym wierszu. Podział okna umożliwia ciągły podgląd wskazanych wierszy i kolumn. Dla przykładu proponuję widok poniższego arkusza:

AUTOSUMOWANIE

Ze względu na zastosowanie i właściwości kalkulacyjne MS Excel jest to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi. Narzędzie jak sama nazwa mówi służy do sumowania danych liczbowych podanych w sumowanym zakresie. Wywołanie następuje wciśnięciem poniższego klawisza: